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内部管理制度

泉州市粮食行业协会会员管理办法

第一条  为加强会员管理,搞好会员服务,根据《泉州市粮食行业协会章程》和社团管理有关规定,制定本办法。
第二条  泉州市粮食行业协会(以下简称本会)会员包括单位会员和个人会员。单位会员指以单位名义加入本会的会员;个人会员指以个人名义加入本会的会员。
第三条  会员应符合以下条件:
(一)承认本会章程,履行会员义务,按规定交纳会费;
(二)遵守国家法律法规和社会公德,履行社会责任,诚实守信,在粮食行业或相关行业具有良好的声誉和一定的影响力。
第四条  会员入会按照以下程序办理:
(一)填报入会申请表和登记表(纸质版和电子版,电子版发送至邮箱xh22376571@163.com);
(二)提交有关证明材料(企业单位提交营业执照复印件,事业单位、社会团体提交组织机构代码证复印件);
(三)本会秘书处进行审核,对符合入会条件者发给《入会通知书》,并报理事会(或常务理事会)备案;
(四)颁发会员证和牌匾,并予以公告。
第五条 本会专职工作人员和各县(市、区)商务局联络员自动成为本会的个人会员。
第六条  会员享有下列权利:
(一)选举权、被选举权和表决权;
(二)对本会工作的知情权、建议权和监督权;
(三)参加本会活动并获得本会服务的优先权;
(四)参与本会评比活动;
(五)退会自由。
第七条  会员履行下列义务:
(一)遵守本会的章程和各项规定;
(二)执行本会的决议;
(三)按规定交纳会费;
(四)维护本会合法权益;
(五)向本会反映情况,提供有关资料;
(六)完成本会交办的工作。
第八条  会员如有违反法律法规和本章程的行为,经理事会或者常务理事会表决通过,给予下列处分:
(一)警告;
(二)通报批评;
(三)暂停行使会员权利;
(四)除名。
第九条  会员退会须书面通知本会并交回会员证和牌匾。
第十条  会员有下列情形之一的,自动丧失会员资格:
(一)1年不按规定交纳会费;
(二)1年不按要求参加本会活动;
(三)不再符合会员条件;
(四)丧失民事行为能力;
(五)个人会员被剥夺政治权利。
第十一条  会员退会、自动丧失会员资格或者被除名后,其在本会相应的职务、权利、义务自行终止。
第十二条  本会置备会员名册,对会员情况进行记载。会员情况发生变动的,应当及时告知本会,由本会修改会员名册,并向会员公告。
第十三条  本办法于2017年5月经本会会长办公(轮值会长)会议审议通过,以通讯方式由全体会员表决通过后,并向业务主管部门、社会团体登记管理机关备案后生效。
第十四条  本办法由本会秘书处负责解释。

 

泉州市粮食行业协会会费收缴管理办法

第一条 为了加强对协会会费的管理,确保协会工作的正常开展,根据国家有关规定和泉州市粮食行业协会章程,制定本办法。
第二条 会费收取范围
泉州市粮食行业协会会员(不含个人会员)
第三条会费收缴标准
(一)会员单位年度会费500元(一届3年/1500元)
(二)理事单位年度会费1500元(一届3年/4500元)
(三)常务理事单位年度会费3000元(一届3年/9000元)
(四)副会长单位年度会费6000元(一届3年/18000元)
(五)执行会长单位年度会费10000元(一届3年/30000元)
(六)会长单位年度会费30000元(一届3年/90000元)
(七)会员单位自愿多交纳会费的,不受上述标准限制。
第四条 会费收取办法
(一)会员交纳会费,原则上按届交纳,一次性交纳3年会费。
(二)会员单位因故先交纳1-2年会费,以微信方式向秘书处说明。
(三)会费由协会秘书处统一收取,使用福建省财政厅印(监)制的“全省性社会团体会费统一收据”。不得微信或其他转账个人的方式交纳。
(四)企业单位凭协会开具的“全省性社会团体会费统一收据”,可以在企业管理费用中列支。
第五条 会费收缴时间
会费收缴统一由行业协会在换届之年,向会员发出通知,会员单位在收到会议(随带会费参会)通知后可采取会议报道时现金交纳或会议后一个月内转账交纳的方式交纳会费。
第六条会员单位不按规定交纳会费的,或因故不能按时交纳会费的,协会于当年再次发出《会费交纳通知书》进行催缴,原则上允许跨年度至次年的一月底交清,未交并未能说明原因的,视为自动退会,由协会发出会员退会通知。
第七条会费管理按照国家规定的《民间非营利组织会计制度》进行管理、核算,并在当年的理事会年会上发布会费收支情况,接受会员和财政、审计部门的监督审计,并在社会团体法人登记证书年检和市政府年度绩效考核时向相关部门和考核组报告会费收支和财政收据使用核销情况。
第八条会费支出本着取之于会员、用之于会员以及以会养会的原则,主要用于按照协会宗旨开展的各项业务活动、为会员单位提供服务以及协会日常办公费开支和工作人员开支等。
第九条本办法由协会理事会和秘书处负责解释。
第十条 本办法经2017年5月14日第七届理事会会长办公(轮值)会议商议后,以通讯方式由全体会员表决通过后,并向业务主管部门、社会团体登记管理机关和财政部门备案后生效。

 

泉州市粮食行业协会秘书处工作职责和工作人员值班考勤制度
 一、秘书处根据协会章程规定负责协会办事机构日常事务性工作及承担以下职责。
(一)负责会员代表大会闭会期间协会开展的各项具体业务活动。
(二)负责协会常务会长办公会议和会长办公(扩大)会议提出的各项议事及办事内容的落实。
(三)依照会长、执行会长、常务副会长和秘书长的要求协调组织参加或举办各类粮油展示交易会、洽谈会、报告会、论坛和专业培训等。
(四)负责收取会费。
(五)负责社会团体法人登记证书年检和市政府年度绩效考核工作的材料准备。
(六)负责协会召开的各类会议的材料准备、会务安排、参会人员落实以及会议纪要的编发。
(七)负责编发《泉州粮油信息》,每年至少编发6期。负责《泉州粮网》的网站维护和网页更新。
(八)负责泉州粮食行业协会二维码微信公众号和微信群信息的更新发布。
(九)负责协会财务收支管理和接受财务年度审计工作。
(十)承担主管部门因业务需要需提供或配合的各项工作或任务。
(十一)向中粮协、省粮协推荐申报全国、全省放心粮油示范企业,做好协助各级评选示范企业的材料初审和年审工作。
(十二)负责梳理会员的意见、建议和诉求,并提交会长办公会议。
(十三)负责联络会员单位。通过协会各种宣传载体宣传报道会员单位的发展新动态,取得的新业绩以及新技术的推广应用、互联网+粮食的应用等。
(十四)负责对外联络,负责与中国粮食行业协会、省粮食行业协会和各设区市粮食行业协会、市、县业务主管部门、年度绩效考核部门和民政登记管理机关等机关部门的联系和沟通,市内各相关行业协会(商会)的联系和沟通。
    二、工作人员值班考勤制度
(一)协会秘书处工作人员参照市直机关事业单位作息时间表执行。
(二)工作人员因故未能上班的需填写请假条,微信报秘书长同意,出勤、下乡、出差等情况均按规定上班日填报。请假连续超过一周(五个工作日)的应在聘用金里适当扣除。
(三)国家规定的节假日需安排人员值班。如遭遇自然灾害或其他突发事件需安排值班的,视情况待定。
(四)重大活动根据工作需要工作人员必须加班加点,务必完成交办的各项工作。

 

泉州市粮食行业协会财务票据填报和审批规定
一、协会秘书处日常事务性财务支出,如电话费、信息费、茶水费、邮电快递费、电脑维护和维修费等,500元以内由工作人员向秘书长报告同意后预支。500元以上5000元以内由秘书长向执行会长报告同意后预支。原始凭证填报内容要完整、准确、字迹清楚、不得涂改。
二、接待费和会务费的管理
(一)接待费一般用于市区以外各级领导的检查指导和相关社会组织和单位的友好交流等活动、市区以外会员来访或办事等活动接待,原则上参照市直机关事业单位接待标准安排(应控制上限)。
(二)会务费由秘书处提出预算方案报会长常务办公会议审批。
(三)会务费的结算需经经办人和证明人在原始单据上签名报秘书长审核。会长审批后采用转账方式结算。
三、各项原始凭证必须是正式发票(秘书处日常事务性财务支出,数额百元以内除外),需经经办人和证明人签名报秘书长审核后预支并累计在月末或季度末汇总上报会长审批后方能报销。
四、实行预备金制度。每月由财务人员填报协会预备金申请表,额度掌控在一万元左右。报秘书长审核、会长审批后方能开具银行现金提取单(支票),用于秘书处日常事务性开支。

 

泉州市粮食行业协会轮值会长办公管理制度
    为了能够更好地发挥各位领导成员在协会管理中的积极作用,加强协会主要领导与秘书处、副会长之间的日常沟通和交流,增强副会长以及会员的互动参与意识,特制订本制度。
    本届协会共24位执行会长、常务副会长、副会长(会长、秘书长不安排轮值),届内共12个季度,平均每个季度轮值会长2人。按区域排列,顺序轮值,遇到特殊情况,当值会长无法履职,由秘书处协调直接由下一位补位。
1.由会长带队拜访局领导,汇报工作及思路。
2.听取秘书处的工作汇报,了解秘书处工作进展情况,提出轮值期间主要工作建议。
3.积极配合政府部门开展“世界粮食日”、粮油科技活动周和食品安全宣传活动。主动参与军企双拥共建活动,参与社会公益慈善活动。
4.开展与兄弟协会(商会)等市内外社会团体的交流互动活动。学习先进经验,改进协会工作。
5.如遇会长、执行会长组织出访考察,优先安排轮值会长参与活动。
6.届内负责发展若干名新会员,壮大协会队伍。
7.深入会员单位调查研究,倾听会员诉求,征求意见建议,为会员单位排忧解难。
8.主动研判粮食市场动态和发展趋势,为会员提供市场预警。
9.宣传粮食政策、规范行规行约,引导会员单位依法经营、照章纳税,树立良好的行业形象。
10. 轮值季度结束前,负责提供场地召开一次会长办公(轮值会长)会议,做好轮值季度工作总结及锦旗交接。
11.《章程》规定的其他事项。
12. 轮值期间日常所有的活动及具体细节,由秘书处负责协调安排实施。
13. 本制度自2017年4月1日实施。

                        

 

泉州市粮食行业协会信息披露制度

第一条  为规范本会的信息披露工作,确保信息披露的真实、准确、完整、及时、公平,促进本会规范运作,维护会员的合法权益,依据《泉州市粮食行业协会章程》制定本制度。
第二条  本制度所称信息披露是指将可能对本行业产生重大影响而会员尚未得知的信息,在规定的时间内,以规定的方式向会员或社会公布的行为。
第三条  本会信息披露的内容包括定期报告和临时报告。年度报告为定期报告,其他报告为临时报告。社团登记管理机关认为有必要披露的信息,也应当予以披露。临时报告内容包括以下几方面:
(一)会员代表大会、理事会或常务理事会的决议;
(二) 对行业发展可能产生重大影响的信息;
(三) 本会的财务情况;
(四) 本会接受国家拨款或者社会捐赠、资助的资金使用情况;
(五)本会接受政府职能委托、授权、转移情况;
(六)本会开展评比、达标、表彰活动的情况;
第四条  信息披露是本会的持续责任,本会应该忠实诚信地履行信息披露的义务。本会应真实、准确、完整、及时、公开地报送及披露信息,确保没有虚假、误导性陈述和重大遗漏。年度报告、登记管理机关指定的、接受政府拨款或社会资金等信息披露的载体是公开的报刊,其他信息披露,可在本会内部刊物、微信公众号和微信群、会议材料、网站等。
第五条  本会发现已披露的信息有错误、遗漏或误导时,应及时发布更正公告、补充公告或澄清失实公告。
第六条 本会理事会授权秘书处负责组织和协调本会信息披露事务。
第七条  信息披露前应严格履行下列程序:
(一)提供信息的部门负责人核对相关信息资料并签字确认;
(二)秘书长进行规范性审查并签字;
(三)会长或会长授权人签发。
第八条  涉及到行业和社会重大影响的重大事项的披露,须报请政府相关业务指导部门同意,经充分磋商统一口径后,方能公开发布披露。
第九条  未经理事会决议或会长授权,秘书处不得以个人名义代表本会或理事会向公众发布、披露本会未经公开披露过的信息。
第十条  监事会及监事个人不得代表本会向会员大会(会员代表大会)和媒体发布和披露本会未经公开披露的信息。监事会或监事向会员大会或国家有关机关报告相关人员损害本会利益或违法、违规和违反本会章程的行为时,应及时通知理事会,并提供相关资料。
第十一条  本会年度工作报告、年度财务报告应当经理事会或常务理事会审议后,向会员公布,并报社会团体登记管理机关。
第十二条  本会应当在会员代表大会、理事会或常务理事会召开之前告知会员或理事会议的时间、地点、方式及议程等事项。
第十三条  本会应当及时将会员代表大会、理事会或常务理事会的决议通过本会的信息披露途径告知会员,并上报社团登记管理机关备案。
第十四条  本会应当随时关注本行业的信息动态,对本会正常运作和会员业务发展可能产生重大影响的信息,及时告知会员。
第十五条  本会对外信息披露的文件(包括定期报告和临时报告)要建立专卷存档保管。会员代表大会文件、理事会文件、监事会或监事文件及信息披露文件要分类专卷存档保管。
第十六条  本会理事、监事及其他因工作关系接触到应披露信息的工作人员,对本会产生重大影响的未公开披露的信息负有保密的责任和义务,不得泄露未公开披露的有关信息。否则,对由此产生的不良影响负全部责任。
第十七条  由于本会有关人员的失职给本行业造成影响时,应对其给予惩戒。
第十八条  本制度经理事会审议通过后生效,由理事会解释。

 

泉州市粮食行业协会重大活动备案报告制度

第一条  为规范本会重大活动的管理工作,提高本会工作的透明度,维护会员的合法权益,依据《泉州市粮食行业协会章程》制定本制度。
第二条  本制度所称重大活动备案报告是指将可能对本行业产生重大影响的活动在规定的时间内,以备案的方式向业务指导单位和社团登记管理机关报告的行为。
第三条  本会重大活动应当严格遵守国家法律法规和《章程》的有关规定,维护会员的合法权益,体现会员的意志,有利于促进行业的健康发展。同时,活动不能影响社会稳定、损害社会公众利益。
第四条  本会重大活动的内容:
(一)会员大会(或会员代表大会);
(二)修改章程;
(三)创办经济实体;
(四)重大的学术活动;
(五)大型的展览展销活动;
(六)涉外(包括港、澳、台地区)活动;
(七)开展评比、达标、表彰活动;
(八)接受境外五万元以上的捐赠或赞助;
(九)对本行业有重大影响的诉讼活动;
(十)其他重大活动。
第五条  本会做出本制度第四条内容之一的决定,从决定之日起7天内应当向相关业务指导单位和登记管理机关备案。其中,开展业内评比、达标、表彰活动的,应经理事会通过,并经有关部门批准后报登记管理机关审核备案。修改章程的,按照本会章程规定,在理事会通过后30天内,报登记管理机关核准。开展其他内容的,由协会向登记管理机关和业务指导单位书面报告即可。
第六条  本会重大事项备案报告均以书面形式,主要内容包括:活动的内容、方式、规模、参加人员、时间、地点、经费等方面。
第七条  本会重大事项备案报告送达后,经受理机关审查,认为活动有违反法律、法规和政策或本会《章程》时,本会应立即停止活动,或进行纠偏后再开展活动。
第八条  重大活动开展结束后,需将重大活动开展成效评估、社会影响、存在问题、下一步打算等综合情况,书面报告登记管理机关和相应的业务指导单位。
第九条  本会秘书处应及时、完整保存重大活动备案报告资料,规范归档保管。
第十条 本制度经理事会审议通过后生效,由理事会解释。

泉州市粮食行业协会民主选举制度

第一条 为规范本会的选举工作,保障会员依法行使民主选举权利,依据《泉州市粮食行业协会章程》制定本制度。
第二条 本会选举工作,接受泉州市民政局监督。
第三条 本会会长、副会长、秘书长(选任制)、理事、监事,需经会员大会或会员代表大会选举产生。理事人数原则上为会员总人数的三分之一。本会理事人数达50名以上时,可从理事中选举产生常务理事,组成常务理事会。常务理事人数原则上为理事总人数的三分之一。
第四条 本会换届选举工作,由上一届理事会负责。新一届会长、副会长、秘书长、理事、监事候选人,由上一届理事会广泛征求各会员单位(或会员代表单位)意见,在充分酝酿协商基础上,由上一届理事会理事半数以上表决通过产生。若上一届理事会未能按规定产生新一届会长、副会长、秘书长、理事、监事候选人,则应在社团登记管理机关的监督下,由上一届理事会,以无记名投票的形式直接推选候选人。有30名以上的会员(或会员代表)联名荐举,可获得候选人资格。
第五条 本会选举采用大会举手表决的方式或等额选举(或差额选举),采取无记名投票方式。对正式候选人可以投赞成票、反对票或者另选他人、也可以投弃权票。
第六条 本会换届选举,监票人由上一届监事担任,唱票人、计票人由上一届理事会提名,全体会员半数以上通过。正式候选人不得担任监票人、唱票人、计票人。
第七条 投票选举前,由上一届监事依据法规和《章程》规定,对会员(或会员代表)进行资格确认和人数核实,核准大会有效性。选举理事会, 应有2/3以上会员参加方可进行;选举常务理事会,应有半数以上理事参加方可进行。
第八条 投票前,监票人应开箱示众后当众封箱。
投票时,监票人、计票人、唱票人首先投票,然后监督其他代表依次投票。
投票结束后,应当众开箱,并当场将投票人数和票数加以核对,做出记录。每次选举所投的票数,多于投票人数的无效;等于或者少于投票人数的有效。每一选票所选的人数,多于规定应选人数的作废,等于或者少于规定应选人数的有效。选票无法辨认的,作废票处理,废票计入选票总数。
第九条  计票结束后,监票人、计票人、唱票人应签字确认,并由监票人当场向大会宣布选举结果,并于会后报社团登记管理机关和业务指导单位备案。选票当场封存,以备查验。
第十条 以威胁、贿赂、伪造选票等不正当手段当选的,其当选无效。
第十一条  本会理事、会长、副会长、秘书长、监事等候选人须获得全体会员的半数以上同意,方能当选。常务理事候选人须获得全体理事的半数以上选票,方能当选。
第十二条  本会法定代表人由会长担任,并不得担任其他社会团体的法定代表人。
第十三条 理事、常务理事的变更和增补
(一)本会理事、常务理事在任期内,调离原单位或因其他原因不能继续任理事的,原理事单位、常务理事单位可选派其他相应人选继任,但应书面报告理事会批准。同意变更的,应向全体会员公告;未提出增补申请的时限超过一年,视为自动放弃理事、常务理事资格。
(二)本会可根据会员(或会员代表)单位数量的增加,适当增补理事、常务理事。增补理事的,由会员单位向秘书处申请,秘书处通过召开会员代表大会,由会员代表大会确认后,向全体会员公告。
增补常务理事的,由理事单位向秘书处申请,秘书处组织召开理事会,理事会选举确认后,由全体理事公告。
增补理事、常务理事可采用通讯会议形式进行。通讯形式召开会议的,应加盖会员代表单位公章或签字。
第十四条  副会长、监事的变更和增补
本会副会长、监事在任期内,调离原单位或因其他原因不能继续担任原职务的,副会长、秘书长(选任制)、监事单位可选派其他相应人选继任,但应书面报告会员代表大会批准。同意变更的,应向全体会员公告,并及时填写《社会团体负责人备案表》,向登记管理机关备案,并抄报业务指导单位;未提出变更申请的时限超过一年,视为自动放弃副会长、监事资格。
本会副会长的增补参照第十三条进行。本会届中,不受理监事的增补。
第十五条  本会会长(法定代表人)的变更
本会会长在任期内,调离原单位或因其他原因不能继续担任会长的,会长单位应在30天内书面报告理事会或常务理事会,并推荐其他相应人选作为会长继任人选。理事会在收到会长单位报告后,应在30天内召开理事会或常务理事会讨论研究,并提交会员代表大会无记名投票选举。
会员代表大会通过会长变更后,本会应及时向登记管理机关报送变更法定代表人的相关材料,并将登记管理机关审批结果抄报业务指导单位。
第十六条  本会秘书处和会员有权对其他会员提出除名要求。除名要求应当写明除名理由,并由理事会审议后,提交会员大会(或会员代表大会)表决。被提出除名的会员有权在会员大会(或会员代表大会)上提出申辩意见,也可以书面提出申辩意见。
对会员的除名,须有半数以上会员(或会员代表)通过方可除名。
第十七条 登记管理机关对严重违反法律、法规和国家政策、协会章程或严重失职的负责人,可以提出罢免建议。罢免建议须以书面形式提出,并写明罢免理由。理事会在接到登记管理机关提出的罢免建议后,应进行讨论并召开会员大会(或会员代表大会)对被提出罢免的负责人进行罢免动议。被提出罢免的负责人有权在会员大会(或会员代表大会)罢免动议上提出申辩意见,也可以书面提出申辩意见。罢免建议须得到全体会员(或会员代表)的半数以上表决通过方为有效。
第十八条 本制度经理事会审议通过后生效,由理事会解释。

泉州市粮食行业协会印章、文件管理制度

第一条  为确保本会各项工作规范、高效、优质, 依据《泉州市粮食行业协会章程》制定本制度。
第二条  秘书长是本会印章、文件管理的负责人,秘书处是印章、文件管理的责任部门,秘书处依照本管理制度履行职责。
第三条  秘书处行文使用文号“泉粮协〔XXXX〕X号”。 “泉粮协〔XXXX〕X号”适用于以协会名义发出的文件,包括上行文、对会员单位等的正式文件,该文号需加盖协会印章。
第四条  各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核,报会长或秘书长批示签发,并负责文件的文号编发、承印等工作。
第五条  以“泉粮协〔XXXX〕X号”发出的各类文件需经本会会长或秘书长签发。
第六条  行文执行登记制度,由秘书处专人负责。
第七条  各级单位的来文来函或网上下载的各类文件,由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
第八条  秘书处根据来文来函的保密等级原则上填写《泉州市粮食行业协会文件传阅处理表》,报秘书长或协会领导阅批。
第九条  每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册,标识后归档保存。
第十条  协会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、使用登记和专人负责的管理制度。
第十一条 “泉州市粮食行业协会”印章使用的审批权限由协会理事会审议核定。
第十二条  协会财务专用章和银行专用章由本会主管会计和秘书长分别负责保管,按有关财务管理的规定使用印章。
第十三条  印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章,并不得带离本会办公场所。
第十四条  本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等,由专人保管,经会长批准后开具,并留底备查。
第十五条  本制度经理事会审议通过后生效,由理事会解释。


泉州市粮食行业协会法定代表人述职制度

第一条 为建立健全科学、有效的监督运行机制,调动法定代表人履行职责的积极性,依据《泉州市粮食行业协会章程》制定本制度。
第二条 本协会法定代表人任期内至少每年在会员代表大会上述职一次。
第三条 法定代表人述职的主要内容:
(一)着重阐述个人履行职责以及完成工作计划(目标)的情况。
(二)带领理事会执行本会章程及各项管理制度的情况。
(三)工作思路及在工作中所起的作用和效果。
(四)存在的问题和经验教训,以及任期内的工作打算。
第四条 法定代表人的述职报告要形成书面材料,内容详实,注重实事求是。
第五条 法定代表人每次的述职报告要经会员代表大会审议通过,并报社团登记管理机关和业务指导单位备案。
第六条 本制度经理事会审议通过后生效,由理事会解释。

 

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